เมื่อวันที่ 6 ธันวาคม 2565 สำนักงาน ป.ย.ป. จัดประชุมคณะทำงานเพื่อให้การสนับสนุนการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document แก่หน่วยงานราชการ ครั้งที่ 1/2565 โดยมีศาสตราจารย์พิเศษวิศิษฏ์ วิศิษฏ์สรอรรถ ปลัดกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ประธานคณะทำงาน เป็นประธานการประชุม โดยมี นางอารีย์พันธ์ เจริญสุข รองเลขาธิการ ก.พ.ร. นายศุภฤกษ์ ภู่พงศ์ศักดิ์ ผู้ช่วยผู้อำนวยการสำนักงาน ป.ย.ป. รักษาราชการแทนผู้อำนวยการสำนักงาน ป.ย.ป. พร้อมด้วยคณะทำงานที่เป็นผู้แทนจากหน่วยงาน ได้แก่ สำนักงาน ก.พ.ร. กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล ศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ เข้าร่วมประชุม ซึ่งที่ประชุมได้รับทราบคำสั่งแต่งตั้งคณะทำงานฯ และการประกาศใช้พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565 พร้อมทั้งพิจารณาเรื่องตามระเบียบวาระที่นำเสนอ ดังนี้
1. พิจารณาผลการขับเคลื่อนการดำเนินงานในไตรมาสที่ 1 ปีงบประมาณ 2566 พร้อมทั้ง
แนวทางการดำเนินงานในไตรมาสที่ 2 ซึ่งสำนักงาน ป.ย.ป. ได้มีการขับเคลื่อนการดำเนินงานการใช้ระบบ e-Document ในหน่วยงานต่าง ๆ ได้แก่ กระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม หน่วยงานภายใต้สำนักนายกรัฐมนตรี องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น และหน่วยงานระดับกรม โดยที่ประชุมมีข้อเสนอแนะ ดังนี้
1.1 สำนักงาน ป.ย.ป. สามารถสำรวจเพื่อจัดกลุ่มหน่วยงานทั้ง 4 ประเภทข้างต้น ตามความพร้อมและความต้องการที่แตกต่างกัน โดยมีเป้าหมายเพื่อให้หน่วยงานมีเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีปัจจัยสำคัญ คือ การมีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (CA) และการมีเครื่องมือ/ระบบสนับสนุนการดำเนินงานจากหน่วยงานสนับสนุนต่างๆ เช่น DGA ETDA NECTEC บริษัทไปรษณีย์ไทย (ปณท.) ซึ่งจะเป็นข้อมูลประกอบการวิเคราะห์ได้ว่าหน่วยงานในแต่ละกลุ่มต้องการสนับสนุนในเรื่องใดในอนาคต
1.2 การสนับสนุนเรื่องใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นทรัพยากรที่ต้องมีการเช่าซื้อรายปี ทำให้หน่วยงานพบปัญหาความไม่ต่อเนื่องในการใช้งาน ดังนั้นอาจมีแผนส่งเสริมการดำเนินงานสำหรับหน่วยงานที่มีงบประมาณดำเนินการให้สามารถใช้งานได้อย่างต่อเนื่องและสามารถขยายผลไปสู่งานบริการอื่นได้มากขึ้น สำหรับหน่วยงานที่ไม่มีงบประมาณสนับสนุน ซึ่งอาจส่งเสริมให้มีการขอรับสนับสนุนจากกองทุนพัฒนาดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม (กองทุน DE) หรือกองทุนอื่น ๆ
2. พิจารณาผลการสำรวจหน่วยงานที่มีความพร้อมในการเข้าร่วมการพัฒนาการใช้ระบบ e-Document ที่พบว่ามีองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น (อปท.) พร้อมเข้าร่วมดำเนินการจำนวน 350 แห่ง จาก 59 จังหวัด และมีหน่วยงานราชการพร้อมเข้าร่วมดำเนินการจำนวน 26 หน่วยงาน ดังนั้นเพื่อเกิดการส่งเสริม สื่อสารไปยัง อปท. สำนักงาน ป.ย.ป. จึงกำหนดจัดเตรียมการลงพื้นที่ (Roadshow) เพื่อขับเคลื่อนการดำเนินการและแนะนำการใช้ระบบ e-Document สำหรับ อปท. โดยมีแผนเริ่มนำร่องใน อปท. 7 จังหวัด รอบกรุงเทพฯ โดยที่ประชุมมีข้อเสนอแนะ ดังนี้
2.1 สำนักงาน ป.ย.ป. สามารถประสานหน่วยงานที่มีแผนการสื่อสาร ประชาสัมพันธ์ และสร้างความเข้าใจในการส่งเสริมการใช้ระบบ e-Document และการดำเนินการอื่นที่เกี่ยวข้อง เพื่อจัดทำแผนการดำเนินการร่วมกันเพื่อไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อนกับกลุ่มเป้าหมายเดียวกัน เช่น สำนักงาน ก.พ.ร. มีแผนการสื่อสารประชาสัมพันธ์เรื่องกฎหมายว่าด้วยการอำนวยความสะดวกฯ และกฎหมายว่าด้วยการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ในภูมิภาคต่าง ๆ ระหว่างเดือนธันวาคม 2565 – มกราคม 2566 ซึ่งสำนักงาน ป.ย.ป. สามารถร่วมสื่อสารการขับเคลื่อน e-Document โดยมีการออก Boot หรือการบรรยายให้ความรู้ความเข้าใจไปพร้อมด้วยได้
2.2 สำนักงาน ป.ย.ป. สามารถสื่อสารไปยัง อปท. ผ่านช่องทางของหน่วยงาน 3 สมาคม ได้แก่ สมาคมองค์การบริหารส่วนจังหวัดแห่งประเทศไทย สมาคมสันนิบาตเทศบาลแห่งประเทศไทย สมาคมองค์การบริหารส่วนตำบลแห่งประเทศไทย ซึ่งเป็นกลุ่มผู้แทนที่มีการส่งเสริมประชาสัมพันธ์การดำเนินงานต่างๆ ไปยังเครือข่าย อปท. อย่างสม่ำเสมอ ทั้งนี้ หากบางพื้นที่มีข้อจำกัดเรื่องโครงสร้างพื้นฐาน (Infrastructure) สามารถขอความร่วมมือจากบริษัทโทรคมนาคมแห่งชาติ หรือ ปณท. ซึ่งเป็นหน่วยงานที่มีที่ตั้งอยู่ในทุกจังหวัดทั่วประเทศ เป็นหน่วยสนับสนุนในการสื่อสารและทำความเข้าใจกับ อปท. ได้
